Biurko, krzesło i otoczenie pracownika jest ściśle dopasowane do jego funkcji oraz zakresu wykonywanych czynności i obowiązków. Inaczej będzie zorganizowana przestrzeń recepcji, inaczej biurko pracownika księgowego. Oba będą się różnić od pokoju dyrektora działu lub handlowca pracującego głownie w terenie. Jedynym wspólnym elementem każdego z nich powinien być system przechowywania dokumentacji.
   
Od podstaw
Do przechowywania podstawowych elementów pracy biura (wydruki, przybory piśmienne itp.) służą tzw. kontenery. Zawsze powinny znajdować się w zasięgu ręki siedzącego przy biurku człowieka. Mogą być stałym elementem przytwierdzonym do blatu lub niezależnym, przestawnym - na kółkach. Nie muszą składać się jedynie z tradycyjnych szuflad. Każdą możemy dostosować do charakteru przechowywanych tam rzeczy. Są szuflady-piórniki, szuflady na teczki zawieszkowe, szuflady o różnej głębokości (np. na dokumenty papierowe lub mieszczące starannie ułożone płyty CD).
W skupieniu nad realizowanym zadaniem czy podczas rozmowy telefonicznej mogą przeszkadzać wszelkie niepożądane dźwięki i hałasy. W trosce o komfort zadbano o mechanizmy, dzięki którym szuflady wysuwają się bezszelestnie, nawet w całej długości (standardem jest wysunięcie w 75 procentach). Nad bezpieczeństwem wszystkich przechowywanych dokumentów czuwa centralny zamek.
   
W systemie siła
Za pomocą mebli można nie tylko wypełniać przestrzeń, ale ją kreować. Decydując się na zorganizowanie nie tylko otoczenia, ale i systemu pracy biura, dobrze będzie przyjrzeć się dostępnym rozwiązaniom systemowym. Większe i mniejsze kontenery służą do przechowywania przyborów i podręcznych dokumentów. W biurze potrzebne jest jednak również miejsce na dokumenty związane z projektami rozwijanymi w czasie. Część projektów realizowana jest przez zespoły ludzi, a materiały z nim związane powinny być zgromadzone w jednym miejscu i dostępne dla każdego członka zespołu. Wreszcie należy gdzieś przechowywać dokumenty o charakterze archiwalnym (nie tylko księgowe). Najlepszym rozwiązaniem są tu systemowe szafy i regały. Po pierwsze będą dopasowane do wyglądu biura i pozostałych mebli. Po drugie - przy identycznym wyglądzie zewnętrznym pozwolą na pełną indywidualizację swojego wnętrza dostosowując się do rodzaju przechowywanych przedmiotów i potrzeb użytkownika.

Jak cię widzą …
Przechowywanie dokumentacji w formie wydruku nadal jest zwyczajem, a często również obowiązkiem. Dlatego regały i szafy nie zniknęły z pomieszczeń firm. Nadaje się im tylko bardziej pasującą do designu biura formę. Są regały otwarte i zamknięte lub w układzie mieszanym. Najlepiej, jeśli szafy są uniwersalnym uzupełnieniem biurek i kontenerów. Na zewnątrz mogą mieć drzwi pełne płytowe, przesuwne lub żaluzjowe. Dostępne są także w wersjach narożnych. W rozwiązaniach systemowych wysokość szafy (szafki) również jest elementem, który można dostosować do charakteru miejsca. Inna znajdzie się w gabinecie kierownika, inna stanie w pokoju pracy.
   
Mieć bogate wnętrze
Najistotniejsza sprawą będzie jednak nie forma zewnętrzna szaf, ale możliwość uporządkowanego przechowywania dokumentów i materiałów. Magazynujemy informacje, do których dostęp powinni mieć wszyscy albo jedynie osoby upoważnione. Stąd można zaopatrzyć regały również w drzwi skrzydłowe lub żaluzjowe zamykane na klucz. Ułożone równo segregatory są w biurze widokiem naturalnym. Dlatego można postawić je na regale. Nie jest to jednak obowiązkiem. Można je ukryć za pełnymi drzwiami szafy zamykanej na klucz, szczególnie jeśli zawierają dane o charakterze poufnym. Do przechowywania dokumentów związanych z jednym tematem najlepiej nadają się teczki zawieszkowe. Można umieścić je w szufladach, gdzie teczki wiszą prostopadle lub równolegle do drzwiczek. Dokumentację w formie elektronicznej (płyty CD, DVD, ZIP) nie wystarczy wcisnąć na półkę. Znalezienie potrzebnej płyty będzie wymagać przerzucenia wszystkich. Do przechowania takiego archiwum służą szuflady z uchwytami podtrzymującymi płyty. Dzięki temu poszukiwanie potrzebnego nośnika nie spowoduje bałaganu i będzie łatwiejsze. Stertę fiszek, folderów i gazet (potrzebnych w bieżącej pracy) lepiej ukryć za drzwiczkami. Znajdzie się więc miejsce na proste typowe półki. Część powierzchni szafy można wygospodarować na przechowanie wierzchniego okrycia. Szczególnie w pokoju osoby na stanowisku kierowniczym i w estetycznie zaaranżowanym biurze nie wypada straszyć stojakiem na palta i kapelusze. Tym bardziej, gdy szafa daje możliwości rozwiązania również tego problemu.
   
Uwolnić przestrzeń
Miejsce pracy powinno zagwarantować swobodę działania, ale również możliwość uporządkowanego przechowywania notatek i dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. W biurze nadal jest zachowane trwałe miejsce dla szafy i regału. Mimo niezmienionego wyglądu zewnętrznego dzięki rozwiązaniom systemowym, bardzo skutecznie dostosowano je do podstawowej biurowej zasady -funkcjonalności. Zależnie od przechowywanej zawartości ich zabudowa może podlegać zupełnej indywidualizacji. Jeśli nowoczesne rozwiązania organizacji przestrzeni pracy, będą oparte na wyrobach wysokiej jakości o oryginalnym wzornictwie - stworzą wnętrze wyjątkowe i niepowtarzalne. Będą też jednocześnie gwarancją wygody oraz zachowania ładu i porządku.