Wdrożenie kompleksowego, zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, który obejmuje praktycznie wszystkie najważniejsze sfery działalności firmy, to nie lada wyzwanie. Podjęła je firma Profim - producent krzeseł i foteli biurowych z Turku, stając się jednym z najlepiej zinformatyzowanych przedsiębiorstw w branży meblarskiej.

W Profim działa już kilkumodułowy, zintegrowany system zarządzania. Wymierne efekty wdrożenia pojawiły się bardzo szybko. Czas realizacji zamówień jest krótszy, system pracy lepiej zorganizowany, a w magazynie znajduje się mniej materiałów zamawianych z dużym wyprzedzeniem.

Coraz więcej możliwości
Przez 14 lat działalności, Profim, z małej firmy handlowej, rozrosło się do potężnego zakładu, zatrudniającego 750 osób. Miesięcznie wyjeżdża stąd do 70 tys. nowych krzeseł. Specyfika działania oparta na obsłudze rynku inwestycyjnego poprzez sieć dilerów współpracujących z firmą powoduje, że do realizacji trafiają indywidualne zamówienia, czasem w bardzo krótkich seriach. W 2004 roku sprzedano ponad 20 tys. rodzajów krzeseł, różniących się od pozostałych przynajmniej jednym elementem. Materiały do produkcji trafiają do fabryki od prawie 250 krajowych i zagranicznych dostawców. Aby zapanować nad coraz bardziej złożonymi i skomplikowanymi zależnościami wciąż rozrastającego się przedsiębiorstwa, konieczne było ich uporządkowanie.
- Nad tymi elementami mógł zapanować jedynie kompleksowy system informatyczny, wspomagający każdy etap produkcji: od złożenia zamówienia do wysyłki gotowego produktu - wyjaśnia Grzegorz Dybus, dyrektor logistyki Profim. Dla dalszego rozwoju musieliśmy zdecydować się na kompleksową informatyzację - dodaje.
Już pod koniec lat 90-tych uruchomiono kilka rozwiązań ułatwiających zarządzanie: transfery danych, gromadzenie informacji pod kątem finansowo - księgowym. Szybko jednak okazało się, że to nie wystarczy. Koniecznym okazało się opracowanie i zastosowanie jednolitego systemu informatycznego, wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem praktycznie w każdym szczególe jego działalności.

Mieć oko na wszystko
W przetargu zwyciężył system IFS Applications. Przez kilka miesięcy specjaliści IFS poznawali strukturę firmy i zachodzące w niej procesy biznesowe, przygotowując się do ich zdefiniowania. Końcowy "raport koncepcji" okazał się tysiącstronicowym dokumentem. Zawierał wszystkie informacje, potrzebne do opracowania kompleksowego rozwiązania, spełniającego wymagania specyfiki działalności Profim. Od początku celem była efektywność wprowadzonego systemu: możliwość precyzyjnego określenia terminu dostawy towaru do klienta, obliczenia rzeczywistych kosztów produkcji, skuteczne ograniczenia zapasów w magazynie. Po szczegółowych szkoleniach, które objęły prawie 200 pracowników, w styczniu bieżącego roku rozpoczął się rozruch systemu. Na początku pojawiły się moduły: zasoby ludzkie, płace, finanse, dystrybucja (zaopatrzenie i zbyt, magazyny), produkcja (i planowanie produkcji), remonty.

Większa wydajność, mniejsze koszty
Dziś można precyzyjnie określić rzeczywiste koszty produkcji. Są już rozliczane materiały i półprodukty, prowadzone jest planowanie i bilansowanie mocy produkcyjnych. Kolejne wprowadzane moduły pozwoliły na zmniejszenie stanów magazynowych oraz podawanie prawidłowej, a nie przypuszczalnej daty realizacji zamówienia. Docelowo system umożliwi klientowi sprawdzenie przez internet, na jakiem etapie realizacji znajduje się jego zamówienie. Co więcej, program pozwoli skonfigurować dowolny model krzesła i złożyć zlecenie on-line.
Dzięki połączeniu wszystkich elementów pracy firmy, włącznie z obiegiem dokumentów, w jednym systemie IFS możliwy jest dostęp do wszelkich informacji z każdego miejsca. Ten sam format zapisu danych zapewnia łatwość ich obróbki i przeprowadzanie różnorodnych analiz. - Pierwsze efekty finansowe uzyskano już po trzech miesiącach od wdrożenia systemu. Zapasy materiałów do produkcji zmniejszyły się o dwadzieścia procent. O dziesięć procent wzrosła wydajność pracy. Skrócił się czas realizacji zamówień. Są też inne korzyści, o których nie można zapominać. Zdecydowanie polepszyły się nasze relacje z dostawcami i klientami - konkluduje Grzegorz Dybus.

Wymagania stawiane producentom przez klientów z roku na rok stają się coraz wyższe.  Aby im sprostać firmy sięgają po coraz to nowsze rozwiązania, technologie, projekty i audyty. Koncepcja założona i konsekwentnie wprowadzona przez Profim nie tylko dorównuje standardom europejskim, ale podnosi wyżej porzeczkę innym krajowym firmom meblarskim. A to ma swoje realne przełożenie i na jakość produktu, i sposób obsługi klienta.
J.G.