Twoje biuro zarabia na Ciebie

To sformułowanie było najczęściej używane przez operatorów sieci komórkowych na początku lat 90, kiedy wchodziła telefonia NMT450. Ponosiliśmy wysokie koszty za korzystanie ze średniej jakości połączeń… Dzisiaj już nikt w biznesie nie może obyć się bez telefonu, a sformułowanie związane z koniecznością bycia dostępnym w każdym miejscu jest już oczywistą oczywistością.

Również do wyboru biura podchodzimy z coraz większą dbałością, sprawdzamy lokalizację, standard klimatyzacji, jakość sieci logicznych, oświetlenie, bryłę obiektu itp., czyli typowy "hardware" budynku. Oczekiwania w zakresie nowej powierzchni biurowej są już dokładnie określone, bierzemy pod uwagę wszystkie parametry, które są dla nas ważne.

Natomiast w zakresie architektury wnętrza, umiejętności wykorzystania dostępnej powierzchni, dopasowania aranżacji do struktury organizacyjnej firmy oraz stworzenia wygodnego stanowiska pracy dopasowanego do specyfiki pracy pracownika, nie jest jeszcze traktowane jako najważniejsze. Pracodawca nie posiada w tym zakresie dużego doświadczenia i powinien skorzystać z doradztwa architekta lub/i facility menedżera, aby wybrać właściwe rozwiązanie.

Rozwój rynku związanego z wyposażeniem biur oraz ich właściwą architekturą oraz aranżacją możemy porównać do sytuacji właśnie z początku lat 90-tych. W intensywnym rozwoju rynku pomaga sytuacja związana z gwałtownym zapotrzebowaniem na nowe powierzchnie biurowe o wyższym standardzie (od B do A), problemami ze znalezieniem wykwalifikowanej kadry pracowniczej, presją na podwyżki pensji itd.. Pracodawcy szukają dzisiaj rezerw związanych z wyższą efektywnością pracy, a biuro jest ich najlepszym źródłem. Najlepszym przykładem są doświadczenia firm z państw o wyższym poziomie rozwoju.

Przewaga konkurencyjna

Dzisiaj w Polsce jeszcze zbyt rzadko podchodzimy poważnie do większej personalizacji stanowiska pracy, projekty aranżacji są wykonywane na zbyt dużym poziomie ogólności. Warto spojrzeć, jakie warunki przygotowujemy dla osób, które każdego dnia, realizują cele firmy, wypracowują zyski i stanowią siłę napędową firmy.

Czy to nie pracownicy i jakość ich pracy powinna być dla pracodawców, zarządów firm najważniejsza? Od zapewnienia właściwej komunikacji, stworzenia kreatywnego środowiska pracy zależy powyższy efekt.

Dla pracownika najważniejsze jest to, aby dobrze się czuł w pracy, a wygoda jego fotela i biurka jest szczególnie ważna. Nie zapominajmy, że przepisy BHP są tylko pewną wytyczną i stanowią jedynie minimalne wymagania w tym zakresie. Znajdziemy w nich zakres regulacji wysokości biurka (od ok. 64 do ok. 84 cm), czy mechanizmy w jakie powinien być wyposażony fotela np. możliwość wychyłu oparcia 30 stopni w tył i możliwość dynamicznego siedzenia. Kwestie związane ze wszystkimi wymogami i przepisami są podane w prosty i czytelny sposób m.in. na stronie www.zdrowebiuro.pl.

Indywidualne, czy uniwersalne?

Nowoczesne trendy w ergonomii pokazują jak można wykorzystać nowoczesną technologię, formę i materiały do stworzenia wnętrza, które będzie stanowiło przyjazne i kreatywne środowisko pracy. Możemy wyodrębnić dwa główne nurty oparte na indywidualnym podejściu do stanowiska pracy i indywidualnym podejściu do formy pracy.
W tym pierwszym przypadku oznacza to możliwość skonfigurowania stanowiska pracy w oparciu o oczekiwania pracownika m.in.: przez dobór oświetlenia, konfigurację szafy w szufladki, przegródki, półki na dokumenty, czy co ważniejsze regulowany elektrycznie blat biurka dający możliwość wyboru formy pracy siedzącej lub stojącej, ale również w wygodny fotel posiadający wiele mechanizmów umożliwiających dopasowanie go do oczekiwań pracownika.

Drugi nurt opiera się na możliwości wyboru środowiska pracy przez pracownika w zależności od wykonywanej przez niego pracy, czy nastroju danego dnia m.in.: od stanowiska pracy w open-space, przez pokój tzw. cichych rozmów, do miejsc nieformalnych spotkań, czy też miejsca w kantynie "przy kawie". Stanowiska pracy charakteryzują się wówczas indywidualną stylistyką, atrakcyjną formą, ciekawą kolorystyką, a przeznaczone są do wykorzystywania przez wielu użytkowników.
Należy zauważyć przenikanie się tych dwóch nurtów, a nawet ich symbiozę w firmie. Przy stanowiskach pracy, gdzie pracownicy spędzają dużo czasu za komputerem i pracują z dokumentami firmy powinniśmy zadbać o jak najwyższy komfort tak, aby zmęczenie pracownika po kilku godzinach pracy było jak najniższe, a satysfakcja z pracy jak najwyższa. Jest to szczególnie istotne przy pracy koncepcyjnej lub związanej z dużym skupieniem.

Natomiast dla stanowisk pracy typu hot-desk, gdzie pracownicy spędzają większość czasu poza biurem, a ilość stanowisk pracy jest niższa niż liczba korzystających z nich osób, projektuje się zróżnicowane zarówno koncepcyjnie, jak i wizualnie stanowiska pracy, aby dopasować je do różnej specyfiki pracy, oczekiwań, czy nastroju.

Podsumowując, możemy wyobrazić sobie firmę, gdzie cześć pracowników korzysta z biura każdego dnia mając do dyspozycji w pełni skonfigurowane do swoich oczekiwań stanowiska pracy, a część z jej personelu pracuje w terenie i korzysta z biura po to, aby pracować nad projektem, spotkać się z potencjalnymi klientami, czy też uzupełnić dokumentację.

W praktyce…

Powyższe podejścia przejawiają się już nie tylko na wirtualnych projektach, ale są wdrażane zakresie rzeczywistych firmach. Przykładem takiej firmy może być jedna z firm ubezpieczeniowych w Holandii. W poprzedniej aranżacji biuro wyglądało dość tradycyjnie, każdy posiadał swoje biurko, szafę, kontener itp..

W nowej aranżacji Zarząd firmy podjął wyzwanie, żeby zaprojektować swoje biuro uwzględniając formę pracy, specyfikę działalności, czas pracy w biurze i indywidualizm w podejściu do pracownika. Powstały różne strefy pracy w biurze (m.in. strefa pracy, spotkań, relaksu) i nabrało ono zupełnie innego wyrazu. Dla pracowników był to przełom, zmiana została bardzo pozytywnie odebrana, a firma w ciągu 2 lat podniosła swoją zyskowność o ponad 15%, gdzie w tym czasie rynek usług ubezpieczeniowych przeszedł okres stagnacji. Poza tym ograniczono koszty wynajmu powierzchni biurowej o ponad 30%, gdyż okazało się, że wcześniej część biura była wykorzystywana sporadycznie np. sale konferencyjne czy kantyna. W nowej koncepcji, strefy te należały już do części, w której znajdowała się infrastruktura teletechniczna i pracownicy również mogli skorzystać z tak przygotowanych stanowisk pracy o dowolnej porze. Nam te stanowiska nie kojarzą się ze standardowym rozumieniem tego słowa, brak jest typowego biurka, kontenera, szafy, ale w tej firmie doskonale wpisują się one w oczekiwania pracowników, którzy wolą część pracy wykonywać w bardziej domowej lub kawiarnianej atmosferze.

Czasami wystarczy posłuchać ludzi i dać im to, czego oczekują, a efekty pojawią się same.
Przykładem realizacji na rynku polskim może być nowa siedziba firmy Tibnor w Żórawinie pod Wrocławiem (filia szwedzkiego koncernu stalowego Tibnor AB). Siedziba firmy została wyposażona w sposób, który odpowiadał oczekiwaniom pracowników. W procesie zakupu mebli pracownicy wybierali rozwiązania. Testowali produkty, a oferta cenowa została przekazana jedynie Zarządowi. Na koniec procesu firma akceptując koncepcje wypracowaną przez swoich pracowników miała pewność, że jest to najlepsze rozwiązanie, z którego pracownicy mogą skorzystać.

Z ciekawostek, które zostały zaprojektowane na uwagę zasługują m.in.: strefa sportu i relaksu z drabinką gimnastyczną do ćwiczeń i rozciągania kręgosłupa, czy indywidualna konfiguracja szaf i biurek dopasowanych do systematyki pracy danych działów.
Rynek usług na tego rodzaju projekty coraz szybciej się rozwija, gdyż wiele firm szuka rozwiązań, które obniżą ich koszty działania (mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową przy hot-deskach) i jednocześnie zwiększą efektywność pracy w biurze poprzez zapewnienie satysfakcji pracowników, ich integrację w ramach zespołu i firmy, jak również większe zaangażowanie i kreatywność w pracy.

Największym kapitałem każdej firmy są ludzie, którzy w niej pracują i to wiedzą liderzy na rynku w każdej branży dbając nie tylko o zewnętrzną fasadę budynku, ale przede wszystkim o wnętrze i właściwe środowisko pracy.

Artykuł został przygotowany wspólnie z twórcami Społecznego Programu Edukacyjnego ZDROWE BIURO, którego celem jest podnoszenie świadomości rynku w zakresie przepisów prawa, ergonomii, profilaktyki, dolegliwości i schorzeń związanych z pracą biurową. Osoby zainteresowane tematyką znajdą na stronach www.zdrowebiuro.pl wiele ważnych, ciekawych i istotnych informacji.

Więcej informacji:
Dagmara Szwaj
Koordynator Programu ZDROWE BIURO
0604-160-655