Monitoring

REGULAMIN MONITORINGU WIZYJNEGO
W „MEBLE.PL” S.A.

§1
Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa cel i zasady funkcjonowania systemu monitoringu wizyjnego w Meble.pl S.A. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Langiewicza 33, 35-085 Rzeszów (dalej: Meble.pl lub Spółka), miejsca instalacji kamer na terenie siedziby Meble.pl, reguły rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia, a także możliwości udostępniania zgromadzonych danych.
2. Administratorem systemu monitoringu wizyjnego jest Meble.pl S.A. z siedzibą w Rzeszowie. Kontakt z Administratorem jest dostępny pod adresem: Meble.pl S.A. ul. Langiewicza 33, 35-085 Rzeszów  lub e – mailowo: iod@meble.pl

§ 2
Podstawa prawna

1. Podstawą wprowadzenia monitoringu wizyjnego na terenie Spółki są przepisy Kodeksu pracy (art. 222 Ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 2018 poz. 917)), zgodnie z którymi monitoring ma służyć zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia bądź kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
2. Podstawą przetwarzania danych osobowych z monitoringu jest prawnie uzasadniony interes pracodawcy i pracowników w zapewnieniu bezpieczeństwa fizycznego w zakładzie pracy, pracodawcy, kontroli produkcji i zapewnienia bezpieczeństwa informacji wyrażający się w art. 6 ust. 1 pkt. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). 

§ 3
Cel zastosowania regulaminu

Celem wprowadzenia szczególnego nadzoru nad terenem Spółki oraz terenem wokół Spółki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia kontroli produkcji i zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Meble.pl na szkodę.

§ 4
Zakres monitoringu

1. Monitoring wizyjny polegający na rejestrowaniu obrazu przez zamontowane w siedzibie Meble.pl kamery i inne podobne urządzenia obejmuje następujące pomieszczenia:
   • a. wejście do siedziby Spółki,
   • b. pomieszczenia magazynowe,
   • c. parking,
   • d. hala produkcyjna
2. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówki chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 2 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
3. Miejsca objęte monitoringiem wizyjnym oznakowano stosownymi tabliczkami informacyjnymi zawierającymi piktogram kamery.
4. Obszar na terenie Spółki objęty monitoringiem wizyjnym został szczegółowo wskazany na planie obiektu stanowiącego siedzibę Spółki, położonego w Rzeszowie przy ulicy Langiewicza 33. Plan obiektu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
6. Rejestracji i zapisaniu na nośniku fizycznym podlega tylko obraz (wizja) z kamer systemu monitoringu.
7. System monitoringu wizyjnego w Spółce składa się z:
   • a. kamer rejestrujących zdarzenia w rozdzielczości umożliwiających identyfikację osób;
   • b. urządzenia rejestrującego i zapisującego obraz na nośniku fizycznym;
   • c. monitorów pozwalających na podgląd rejestrowanych zdarzeń.
8. Rejestrator wraz z monitorem monitorującym znajduje się w serwerowni. Dodatkowo monitory z aktualnym obrazem znajdują się w pomieszczeniu obsługi i nadzoru magazynów.

§ 5
Obowiązek informacyjny

1. Regulamin monitoringu wprowadzony jest Regulaminem pracy.
2. Każdy nowy pracownik/współpracownik przed rozpoczęciem pracy otrzymuje pisemną informację o monitoringu na terenie siedziby Spółki ze wskazaniem które pomieszczenia są objęte monitoringiem i w jakim czasie.
3. Obowiązek informacyjny względem innych osób, których dane osobowe mogą zostać utrwalone na monitoringu jest realizowany za pośrednictwem tablicy informacyjnej przy bramie wjazdowej na teren Spółki.
4. Przy bramie wjazdowej na teren Meble.pl umieszcza się tablicę informacyjną zawierającą piktogram kamery wraz z klauzulą informacyjną o prowadzonym monitoringu o następującej treści: „Teren monitorowany. Monitoring prowadzony jest w celu zapewnienia ochrony mienia oraz bezpieczeństwa osób znajdujących się na terenie Meble.pl S.A. Administratorem systemu monitoringu jest Meble.pl S.A. adres: ul. Langiewicza 33, 35-085 Rzeszów. Każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zapisy z monitoringu przechowywane będą przez okres do 60 dni. Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie ograny uprawnione na podstawie przepisów prawa. Regulamin monitoringu dostępny jest na stronie internetowej Meble.pl pod adresem www.meble.pl. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: iod@meble.pl”.

§ 6
Dostęp do zapisu z monitoringu

1. Urządzenia rejestrujące obraz znajdują się w wyłącznej dyspozycji Spółki.
2. Dostęp do zapisu i obrazu monitoringu posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy/współpracownicy Meble.pl, a także pracownicy firmy świadczącej usługi ochrony osób i mienia oraz świadczący usługi konserwacji urządzeń monitorujących na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawartej z Meble.pl.
3. Upoważnieni pracownicy/współpracownicy otrzymują imienne upoważnienia do czynności związanych z monitoringiem i nadzorem nad urządzeniami.
4. Osoby, które mają dostęp do obrazu zarejestrowanego przez monitoring wizyjny (osoby o których mowa w punkcie 2) zobowiązane są do zachowania poufności.
5. Dane zarejestrowane na nośniku, przetwarzane są w celu prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających oraz mogą być udostępniane wyłącznie upoważnionym instytucjom w zakresie prowadzonych przez nie spraw czy postępowań (np. Policji, Sądom, Prokuraturom oraz innym podmiotom prowadzącym czynności dochodzeniowo-śledcze) na podstawie pisemnego wniosku.

§ 7
Czas przechowywania informacji z monitoringu

1. Nagrania obrazu Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nie przekraczający 60 dni od dnia nagrania.
2. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Spółka powzięła wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w punkcie 1 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
3. Po upływie okresów, o których mowa w punkcie 1 i 2, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, poprzez nadpisanie.
4. W uzasadnionych przypadkach, na podstawie wniosków organów o których mowa w § 5 punkcie 5, w szczególności, gdy urządzenia monitoringu wizyjnego zarejestrowały zdarzenie związane z naruszeniem bezpieczeństwa osób i mienia, okres przechowywania danych może ulec wydłużeniu o czas niezbędny do zakończenia postępowania, którego przedmiotem jest zdarzenie zarejestrowane przez monitoring wizyjny.
5. Osoby biorące udział w zdarzeniach zarejestrowanych w systemie monitoringu mogą wnioskować o zabezpieczenie nagrania w celu przekazania uprawnionym organom. Osoba zainteresowana zabezpieczeniem danych z monitoringu, mająca w tym uzasadniony interes (np. wszczęcie postępowania sądowego) może zwrócić się na piśmie do Meble.pl z prośbą o zabezpieczenie danych przed ich usunięciem po upływie standardowego okresu ich przechowywania. Wniosek należy złożyć w siedzibie Spółki w Rzeszowie przy ul. Langiewicza 33, w terminie 14 dni od dnia, w którym zdarzenie mogło zostać zarejestrowane przez monitoring wizyjny lub przesłać na ten adres pocztą litem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
6. Prawidłowo złożony wniosek powinien zawierać oznaczenie dokładnej daty oraz miejsca rejestracji zdarzenia. W przeciwnym przypadku, a mianowicie nieokreślenia w/w elementów Administrator pozostawia złożony wniosek bez rozpoznania.
7. Z uwagi na to, że system nie jest synchronizowany z zewnętrznym źródłem czasu, Administrator zastrzega możliwość wystąpienia nieznacznych różnic pomiędzy czasem rzeczywistym a czasem uwidocznionym na materiale z monitoringu.

§ 8
Postępowanie z utworzonymi kopiami nagrań z monitoringu

1. Na wniosek osoby zainteresowanej, osoba upoważniona do dostępu do zapisu monitoringu w Meble.pl sporządza kopię nagrania z monitoringu wizyjnego za okres, którego dotyczy wniosek osoby zainteresowanej oraz oznacza ją w sposób trwały następującymi danymi:
   • a. numer porządkowy kopii;
   • b. okres, którego dotyczy nagranie;
   • c. źródło danych, np.: kamera parkingowa;
   • d. data wykonania kopii;
   • e. dane osoby, która sporządziła kopię.
2. Kopia nagrania przechowywana jest w siedzibie Spółki w zamkniętym i specjalnie do tego przystosowanym miejscu (sejfie).
3. Kopia nagrania podlega zaewidencjonowaniu w rejestrze kopii z monitoringu wizyjnego. Rejestr zawiera następujące informacje:
   • a. numer porządkowy kopii;
   • b. okres, którego dotyczy nagranie;
   • c. źródło danych, np.: kamera nr 1;
   • d. data wykonania kopii;
   • e. dane osoby, która sporządziła kopię;
   • f. podpis osoby, która sporządziła kopię;
   • g. informacje o udostępnieniu lub zniszczeniu kopii.
4. Kopia stworzona na pisemny wniosek osoby zainteresowanej zostaje zabezpieczona na okres nie dłuższy niż 4 miesiące i udostępniana jest jedynie uprawnionym instytucjom o których mowa w § 5 punkcie 5. W przypadku bezczynności uprawnionych instytucji przez okres 4 miesięcy kopia podlega fizycznemu zniszczeniu. Przedłużenie okresu przechowywania kopii wymaga złożenia kolejnego wniosku przez osobę zainteresowaną na zasadach wskazanych w punkcie 5.

§ 9
Prawa osób objętych monitoringiem

1. Dane zarejestrowane na nośniku podlegają ochronie, nie stanowią informacji publicznej, są informacjami poufnymi w rozumieniu ochrony danych osobowych oraz informacji objętych prawem tajemnicy przedsiębiorstwa, i nie podlegają udostępnieniu nieuprawnionym podmiotom.
2. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Każda osoba ma także prawo do żądania sprostowania danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, a w przypadkach przewidzianych przez prawo do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Każda osoba ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 10
Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.
2. Regulamin zamieszcza się na stronie internetowej Meble.pl pod adresem www.meble.pl/monitoring